Recommandations e-mailing (sur des bases autorisées bien entendu!) pour éviter les filtres anti-spam

1) Les filtres anti-spam Késako?

Définition :

Qualificatif appliqué à un logiciel qui permet de se prémunir contre le spam ou à une fonctionnalité d'un logiciel non exclusivement dédié à cette tâche.

Description :

Un logiciel anti-spam a pour vocation de limiter le volume de courriels non sollicités par leurs destinataires et/ou d'en faciliter le traitement.

De tels logiciels peuvent être déployés à chaque maillon de la chaîne qu'un e-mail parcourt lorsqu'il est acheminé de son expéditeur à son destinataire (sur le serveur gérant l'envoi, sur celui gérant la réception, voire sur l'ordinateur du destinataire).

Ces logiciels reposent pour la plupart sur l'analyse du titre et du texte du message et sur la mise en œuvre de filtres.

Il existe des logiciels qui, sans être spécifiquement dédiés à lutter contre le spam, permettent d'en faciliter le traitement. Ainsi, beaucoup de clients de messagerie électronique (Mozilla Mail, Hotmail, …) offrent une fonctionnalité qui déplace automatiquement tout message identifié comme non sollicité dans un dossier prévu à cet effet.

2) Principes de fonctionnement et éléments analysés

Principe de fonctionnement :

Le fonctionnement des filtres anti-spam est basé sur l'analyse du contenu des e-mails. L'objectif est de détecter tout spam éventuel. Cette analyse porte sur le texte des e-mails, leur contenu visible, ainsi que sur la conformité du code utilisé (HTML) pour la rédaction du message.

Les éléments analysés :

-          Le contenu visible : les mots et caractères utilisés et certains éléments de mise en forme.

-          Des éléments non directement visibles : le code HTML, le header...
L'analyse de tous ces paramètres permet aux logiciels ou solutions anti-spam d'établir un "spam score" qui traduit la possibilité du message à être considéré comme un spam

Ce "spam score" varie selon la configuration retenue pour le dispositif de filtrage et va déterminer si le message est orienté vers le dossier spam ou être rejeté.

Les éléments, termes et expressions sanctionnés et considérés donc comme posant problème sont ceux retrouvés le plus souvent dans les "véritables" messages de spam

Exemple de termes retenus par le logiciel Spam Assassin et qui font augmenter le spam score :
- Noms ou parties de noms de médicaments ou compléments alimentaires vendus sur internet.
- Présence excessive de caractères en majuscules.
- Mentions telles que "Opt out", "click to remove", total refund...
- Mentions de fortes sommes d'argent.
- Utilisation du terme "mortage".
- Les terms liés à la perte de poids.
- Les termes du type "lowest price" ou "special offer".
- ...

L'équivalent de ces mots en français peut également être retenu. Néanmoins, les logiciels sont surtout développés pour la langue anglaise, et les spams sont dans leur grande majorité rédigés dans cette langue "universelle" afin de toucher le maximum de personnes.
Mais les logiciels s'adaptent aussi aux particularités régionales de langues.

L'existence de ces systèmes de protection ne signifie pas que l'on ne puisse pas utiliser ces mots ou expressions : il convient simplement de ne pas cumuler leur emploi.

Dans le cadre de solutions sur mesure, il est cependant tout à fait possible de conférer le statut de spam à un message qui ne contiendrait qu'une fois un mot ou une expression donnée.

3) Pour en savoir +++ (ou trop ;-))

La quasi-totalité des serveurs relais et un nombre croissant de serveurs de réception sont équipés avec des systèmes anti-spam. Le logiciel le plus répandu est Spam Assassin qui est installé sur la plupart de ces machines. Une fois que l'expéditeur a été identifié, le logiciel interroge à nouveau la réputation de l'expéditeur et étudie le contenu du message.

Les serveurs se renseignent sur certaines bases de données pour savoir quelle est la réputation de l'adresse IP d'expédition et celle du nom de domaine. La réputation est elle-même basée sur les anciens comportements de l'expéditeur (mauvaises pratiques, réputation chez les FAI, nombre de plaintes, taux de NPAI…). Il est possible de connaître la réputation de son adresse IP sur de nombreux sites listés en fin de document. Si la réputation est mauvaise, le serveur sera alors bien plus difficile et méticuleux dans la vérification du contenu que si la réputation est excellente.

Le logiciel est également paramétré par défaut pour reconnaître certaines pratiques souvent utilisées par les Spammeurs (certains mots…, certains types de montage HTML, des objets écrits seulement en majuscule…).   Pour chaque mauvaise pratique, un nombre de mauvais points est alloué à l'Email. Selon le paramétrage de Spam Assassin, si l'email dépasse un certain seuil de points, il sera alors rejeté par le serveur. Un email peut ainsi être relayé par un serveur mais considéré comme un Spam par un autre serveur.

Spam Assassin fonctionne aussi sur le principe de la solidarité entre utilisateurs. Tous les logiciels communiquent entre eux, partagent des informations et effectuent des mises à jour communes pour être plus efficace dans la lutte anti-spam. Il y a donc une évolution permanente de ce qui est considéré ou non comme un Spam par les différents serveurs.

4) Recommandations (c'est surtout cela qui nous intéresse!!!)

Globalement, il existe quelques dizaines de règles de base à respecter lors de l'élaboration de l'emailing, notamment lors de sa conception graphique et de son montage HTML, pour avoir de grandes chances de ne pas être considéré comme spammeur.

Version html

Prévoir une version en ligne du mail : la version en ligne est la version la plus fidèle de l’e-mail et ne dépend plus des caprices des clients de messagerie. Cette page appelée "miroir", à indiquer en haut de l'e-mail ("si vous ne visualisez pas correctement ce message, cliquez ici").

Text brut

Prévoyez toujours une version en texte brute de votre message. Beaucoup de logiciels d'e-mailing du marché la génèrent automatiquement à partir de votre format HTML, mais il faut la vérifier pour que la mise en forme permette une meilleure lecture (saut de ligne, ajout de caractères spéciaux pour mettre en valeur le texte).

Largeur du mailing

Pour s'assurer que les internautes puissent lire votre email sans la nécessité de scroller la page, il est conseillé de ne pas dépasser une largeur de 600px.

Evitez des spam words

Il n'existe malheureusement pas de liste de spamwords exhaustive puisque ceux-ci sont en constante évolution.

Éviter cependant les termes commerciaux et leurs équivalents en anglais qui offrent de très grands risques pour vos messages d’arriver directement dans une boite “messages indésirables.

Quelques exemples : GRATUIT - free / ARGENT - money / GAGNER - win / RICHE - rich / PROMOTION / OFFRE - offer / 1978 / 2004,...

N’hésitez pas à envoyer des BAT pour vérifier si le contenu passe au travers des filtres, vous pourriez être surpris de découvrir que les mots “information” ou “obligation” peuvent être des spamwords à certaines périodes.

Après différents tests en date du 16/03/2009, nous avons trouvé les expressions suivantes référencées comme spamwords : 1978, 2004, viagra , Article, Different, Sites, Surf, commerce, commercial, e-commerce, motivation, pages, sites, sources, suivez ce lien.

Spécifiez l'annonceur

La nature de la relation entre l’annonceur et ses contacts est primordiale. Elle détermine non seulement la fidélité des abonnés, mais également l’intérêt qu’ils prêtent aux multiples sollicitations par e-mails dont ils peuvent faire l’objet.

De ce fait, n’hésitez pas à inscrire au dessus de votre e-mail “Vous recevez ce message car vous êtes inscrit dans les bases de _Mon_Annonceur_”

Le nom d'expéditeur / l'adresse expéditeur

Il est important de précisez à la fois l’adresse d’expédition utilisée ainsi que le nom de l’expéditeur.

Certains clients de messagerie n’affichent pas le nom d’expéditeur, mais uniquement l’adresse e-mail (notamment AOL).

Exemple : on ne voit que ‹newsletter[at]societe.com› et non ‹Jean Dupont - newsletter[at]societe.com›.

Si vous choisissez de mettre le nom de votre société en nom d'expéditeur l’adresse e-mail d’expédition doit-être en cohérence. Si l’internaute reçoit un message provenant d’une adresse e-mail qui n’est pas cohérente avec le nom associé, les probabilités de jeter directement le message seront plus grandes. Par exemple ‹SOCIETE.COM - serviceclient[at]societe.com› est relativement clair.

Évitez les noms d’expéditeur de type : nobody[at]adresse.com, no-reply[at]adresse.com, nepasrepondre[at]adresse.com
Ces adresses sous-entendent une non implication de l’annonceur. Pour certaines raisons techniques, ces adresses sont souvent bloquées.

Évitez les adresses e-mail d’expédition de type : @free, @wanadoo, @yahoo, @gmail, etc et préférez des adresses sur des domaines professionnels.

L’objet de votre mailing

-          N’oubliez pas que l’objet du message doit-être court (entre 40 et 70 caractères)

-          Privilégier les mots importants au début de votre objet

-          Il est important de signaler que le sujet doit être cohérent avec le contenu de votre message : des robots antispam vérifient cette corrélation. Nous vous conseillons de reprendre les termes de votre sujet dans le corps de votre message.

-          Il ne doit pas contenir de « RE : » ni de « FWD : » Certains spammers utilisent cet enchainement de caractères pour faire croire à l’internaute qu’il s’agit d’une réponse à un mail qu’il a envoyé lui-même, l’incitant ainsi à l’ouvrir plus facilement.

-          Le caractère ":" doit aussi être évité. Ex : [Séminaire : du 15 au 20 Octobre 2008] risque d’être bloqué, préférez plutôt [Séminaire – du 15 au 20 Octobre 2008]

Dans l'objet de votre message proscrivez :

•  Les objets vides

•  Un objet uniquement en majuscule (Ex : OFFRE PROMOTIONNELLE)

•  Les signes « ! », « % », « E » ou « / » répétés plusieurs fois

•  Les signes € ou $

•  Les répétitions de mot

•  Les mots coupés par des points ou les mots espacés avec de nombreux espaces.

•  Les mots à caractère sexuel 

•  L'adresse email de l'internaute dans le sujet

•  Les chiffres en début ou en fin de sujet

•  Les termes associés à la gratuité, aux régimes amincissants, …

Dans le corps de votre message évitez :

•  L'image unique

•  Trop d'images pour pas assez de textes

•  Trop de textes dans le code alternatif aux images (qui s'affiche quand les images ne sont pas chargées)

•  Un grand pourcentage de lignes vides

•  La vidéo dans le corps du message

•  Les formulaires et le JavaScript

•  Les tableaux imbriqués

•  Les commentaires dans le code

•  Le flash et les iframe

•  Le tag <TBODY>

•  Les balises <DIV>

•  Les appels à des styles hébergés ailleurs ou déclarés en début de mail

•  les contenus HTML trop courts

•  Une taille de police soit trop petite, soit trop grande

•  Le flag de priorité mis à « importance haute »

•  Les pièces attachées

•  Une couleur de police proche de celle du fond Beaucoup d’e-mailings proposent un contraste trop léger entre le texte et le fond (écriture jaune sur fond gris clair, gris foncé sur gris clair, rouge foncé sur vert foncé…). Pensez au confort de l’internaute en proposant un franc contraste entre le texte et le fond.

Évitez les titres en blanc sur un background foncé et préférez un fond clair et des polices foncées.

Dans le cas où vous écrivez en blanc, donnez toujours un fond de couleur à vos tableaux. Si l’image du background ne s’affiche pas, le fond de couleur permettra quand même la lisibilité du message.

•  Les tailles négatives dans les attributs  de la balise « <FONT> »

Évitez Les "copier-coller" de Word pour la création de vos messages HTML. Word génère en effet  plusieurs  caractères spéciaux propres à cette application, sans tenir compte des standards du format texte (les accents, les tirets et les apostrophes).

Pour éviter cela, prenez le contenu de votre document Word et faites un copier-coller dans un éditeur de texte brut type “Notepad” (cela “nettoiera” l’encodage de Word). Codez vos caractères spéciaux et accentués en format HTML à l’aide d’un éditeur web.

Il est à noter que les éditeurs WYSIWYG en ligne (Tyne MCE par exemple) rajoutent certaines balises “propriétaires” qui sont reconnus par les filtres anti-spam et nuisent à la délivrabilité (par exemple <TBODY>)

Le corps votre mailing

Dans le corps de votre message, les conseils :

•  Un équilibre à 50 / 50 entre le texte et l'image

•  Des textes courts alternatifs aux images (balise Alt) Utilisez l’attribut ALT pour nommer vos images. Un bref descriptif est conseillé pour informer l’internaute sur le contenu en cas de problèmes d’affichage. EX : Dans Outlook, les images ne s’affichent pas par défaut, on verra des croix rouges à la place des images avec l’intitulé « ALT ». Certains clients de messagerie, lorsqu’il y a un lien sur une image, rendent le contenu de la balise “alt” cliquable, même si les images ne sont pas ouvertes. D’où l’intérêt des alt !

•  Un code HTML ne faisant pas appel à des styles hébergés en dehors du mail ou déclarés en début de mail (donc faites dans le classique pour les styles !)

•  Pas de formulaires dans votre mail

•  Des liens vers les pièces attachées plutôt que les pièces attachées (en plus ce sera plus facile d'en mesurer la consultation)

•  Un objet en minuscule sans exclamation

•  Une version texte (Le fait que le contenu version texte soit trop différent que la version html en terme de volume d’information est un facteur de considération des filtres anti-spam)

•  Code HTML avec <TABLE> <TR> et <TD> uniquement

Utilisez les polices systèmes : Arial, Times New Roman, Verdana, Tahoma, Comic sans MS, Helvetica.

Les polices non-standards ne seront pas interprétées si le destinataire ne les possède pas.

Un conseil pour les polices spéciales : utilisez des images (avec modération, en prenant garde à l’équilibre du texte par rapport aux images).

N’hésitez pas à retenter…

Les logiciels antispam analysent également si suite à un échec de livraison (boîte aux lettres pleine, demande de renvois ultérieurs…), l'expéditeur réessaie d'envoyer l'email, car habituellement les spammeurs ne retentent jamais.

Par contre, traitez les NPAI pour ne pas les relancer à chaque routage.

Un flux d'e-mails comportant de 10 à 20% de NPAI pour un même domaine ressemble à du spam pour ce domaine.

Ah ces webmails…

Les serveurs des principales messageries (Hotmail, gmail, Yahoo mail…) fonctionnent d'une façon un peu particulière. Si un trop grand nombre d'utilisateurs signale un expéditeur comme spammeur, alors, de façon automatisée, les serveurs sanctionnent l'expéditeur. Les sanctions varient selon les messageries. Cela peut aller d'une réduction du flux d'entrée (nombre d'emails acceptés provenant d'une même adresse IP), un blocage temporaire des emails, une demande d'envoi ultérieur jusqu'à un refus pur et simple de recevoir tout email provenant de ce nom de domaine ou cette adresse IP. L'ancienneté de l'adresse IP est aussi très importante. Si une messagerie comme Hotmail reçoit un nombre d'email trop important d'une adresse IP qui n'avait jusqu'alors envoyé aucun message, elle ne laisse alors rien passer car les risques d'être confronté à un spammeur sont alors trop importants. L'enjeu pour un routeur professionnel est donc d'être au maximum en relation avec les responsables techniques de ces messageries pour éviter que leur nom de domaine ou leur adresse IP subissent des sanctions et faire en sorte d'être considéré comme un routeur « propre » pour atteindre une délivrabilité optimale.

A cela, il faut ajouter les anti-spam installés chez le destinataire. Il existe des anti-spam intégrés comme ceux sur Outlook, d'autres peuvent être installés sur une machine lambda pour n'importe quelle messagerie.

Ces anti-Spam sont paramétrables selon les goûts de chacun (Refus de certains mots clés, de certains formats). Il existe un nombre illimité de paramétrage anti-spam, voilà pourquoi il est en réalité impossible d'atteindre une délivrabilité parfaite.  

5) Mailing, quelle structure respecter?

Balises html
Le code source de votre message devra commencer par les balises suivantes :

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0 Transitional//EN" "http://www.w3.org/TR/xhtml1/DTD/xhtml1-transitional.dtd">
<html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml">
<head>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=iso-8859-1" />
<title>Document sans nom</title>
</head>

Supprimez tous les commentaires de votre code HTML.
Important : ne pas utiliser de Frames (cadres) et ne pas utiliser de target="_blank" dans les liens.

Toutes les valeurs doivent être comprises entre double quote (" "): tailles de cellules et de tableau, tailles d’images, noms de police, alignements, codes couleur, etc.

Evitez les caractères spéciaux dans l’objet du message car certaines messageries ou plateformes ne les acceptent pas ou les remplacent par des points d'interrogation.

Certaines messageries ne savent pas "lire" les caractères accentués (é, è, ç, à...). Ceux-ci doivent donc être encodés dans le code source de votre fichier HTML afin que les messageries puissent "lire" ces caractères. (Ex : la lettre "é" devra être encodé comme suit "&eacute;".

La balise "alt" est utilisée pour mettre un "commentaire" sur une image lors du passage prolongé du curseur de la souris sur celle-ci. Cette balise ne doit pas être vide (ex:alt=""), celle-ci doit contenir une information ou un espace (ex: alt="un commentaire" ou alt=" ").
Vous devez rajouter cette balise à vos images, ce qui permettra de garantir un affichage de qualité sur la plateforme AOL.

La balise "Target" permet de spécifier la fenêtre dans laquelle le lien sera chargé. Cette balise ne doit pas être utilisée dans un emailing car elle peut poser des problème avec certaines versions de Macintosh, les liens ne fonctionnant pas.

Afin de garantir une bonne lecture par toutes les messageries, il est fortement conseillé de ne pas insérer du code Javascript ou du Flash dans vos messages.

Nous vous recommandons d’utiliser des éditeurs html qui garantissent une bonne qualité de génération de code HTML (exemple: Dreamweaver de Macromedia).
Attention : la génération d'un fichier HTML à partir de logiciels comme Word ou Excel ne convient pas pour l'envoi d'un emailing.

Pour ajouter automatiquement la date de l’envoi dans votre message, insérez dans votre code source HTML :

- la balise <perso_day_fr> (format de date en français jj mois aaaa)
- la balise <perso_day_fr2> (format de date en français jj/mm/aaaa)
- la balise <perso_day_en> (format de date en anglais month dd, yyyy)
- la balise <perso_day_en2> (format de date en anglais mm/dd/yyyy)

Mode d'emploi :

- Exemple dans votre code source :
  <body>
  Bonjour, nous sommes le <perso_day_fr>
  </body>

- Résultat dans votre message si l'envoi est effectué le 08/01/2008 :
  Bonjour, nous sommes le 08 janvier 2008

Les images de fond (background) doivent être exclues de votre message car elles ne s'affichent pas sur certaines plateformes de messagerie. Si votre message est constitué d’une image, créez vos liens avec des zones interactives.

Les images doivent impérativement être au format .gif ou .jpg. Certains logiciels de messagerie n'affichent pas les images au format .png, .bmp, .tiff...

Webmail Free : si les images sont encodées, celles ci ne sont pas visibles.

Hameçonnage (Phishing)
Afin d'éviter que votre emailing soit considéré comme du phishing il ne faut pas utiliser :
- le code "%OA" qui vous permet de faire des retours à la ligne dans le corps du message d'un
  mailto.
- ne pas utiliser d'adresse IP pour une URL ou un lien d'image
  (exemple : img src="http://83.183.283.83/image.jpg")

Cela aura pour effet, dans le tableau des liens visités, d'inscrire le contenu de la balise en lieu et place du raccourci de l'URL.

Mode d'emploi :

- Exemple valide pour insérer votre balise "Title" :
  <a href="www.google.com" title="Lien vers Google">Cliquez ici</a>

- Exemple non valide :
  <a title="Lien vers Google" href="www.google.com">Cliquez ici</a>

6) Sources 

http://www.dicodunet.com/definitions/internet/anti-spam.htm

http://www.faqs.org/rfcs/rfc1891.html

http://antispam.yahoo.com/domainkeys

Les recommandations de la CNIL sur la prospection électronique
http://www.cnil.fr/index.php?id=1280

Les principales dispositions de la Loi sur la Confiance en l'Economie Numérique

Informations générales sur l'email, l' emailing et le e-marketing
http://pignonsurmail.typepad.fr/

http://www.arobase.org/

http://www.abc-netmarketing.com/

www.snipemail.com

http://www.message-business-center.com/

http://www.b2b-marketing.fr/243-e-mailing-contenu-visible.php

http://www.message-business.com/emailing/emailing-sur-le-front-delivrabilite-2.aspx#_Toc180339321

http://www.marketing-professionnel.fr/parole-expert/10-conseils-astuces-reussir-optimiser-emailing-newsletter.html

Vérification de la réputation des adresses IP

http://www.dnsbl.info/advanced.asp

http://senderid.returnpath.net/how.php

http://www.sendmail.com/sm/resources/tools/ip_reputation/